Für Qualitätsmanager stellt sich die Frage, wie (mit welchen Instrumenten) sie möglichst kosteneffektiv und einfach, dabei aber zuverlässig die zusätzlichen neuen Anforderungen der ISO 9001:2015 erfüllen können:
- notwendiges Wissen indentifizieren
- den Entwicklungsgrad des eigenen Wissens bewerten
- strategische Lücken schließen
- Wissen weitergeben
- Wissen bewahren
Mit der Wissensbilanz – made in Germany (WB-miG) steht ein seit 10 Jahren gereiftes und über 1000mal angewandtes integriertes Instrument zur Verfügung, das diese Anforderungen relativ leicht erreichen lässt und zusätzlich die an der Strategie ausgerichtete systematische Organisationsentwicklung unterstützt. Die Details zur Wissensbilanzierung sind kurz in einem Leitfaden 2.0 und ausführlich im Handbuch Wissensbilanz beschrieben. Hier werden nur die Schnittstellen zu den direkten Anforderungen dargestellt.
1. Notwendiges Wissen identifizieren: Bei einem Maschinenbauunternehmen mit etwa 500 Mitarbeitern bilden 12 Mitarbeiter aus den beiden Bereichen Formenbau und Stanzerei sowie aus dem kaufmännischen Bereich ein Wissensbilanzteam. Gemeinsam identifizieren sie das Schlüsselwissen, das zur Erreichung der strategischen Ziele entscheidend ist. Es entsteht ein Set an Einflussfaktoren für das Intellektuelle Kapital. Diese werden dem Human- (internen) Struktur- und (externen) Beziehungskapital zugeordnet.
2. Der Level (Entwicklungsgrad) des eigenen Wissens muss bewertet werden: Der aktuelle Status Quo von Menge und Kapazität (Quantität), die Qualität und die Systematik zur Entwicklung (PDCA) jedes Faktors werden von den Mitarbeitern in Relation zu den Zielwerten gesetzt. Es wird begründet, in welchem Ausmaß die Ziele erreicht sind, beziehungsweise welche Defizite noch bestehen.
So stellt sich etwa heraus, dass der Wissenstransfer zwischen den Generationen zwar sehr informell abläuft, aber aufgrund der engen Zusammenarbeit innerhalb der Teams hervorragend funktioniert. Es besteht allerdings ein Risiko in der Abhängigkeit von der fragilen Teamstruktur.
3. Strategische Lücken in der Wissensbasis müssen geschlossen werden: Investiert werden die grundsätzlich begrenzten Mittel dort, wo das Defizit am größten ist und (!) auch die stärksten Wirkungen zu erwarten sind. Das Potentialportfolio des Maschinenbauers zeigt 3 Faktoren im „Handlungssektor“, für die Entwicklungsmaßnahmen beschlossen werden und 5 weitere Faktoren, die stabilisiert werden.
4. Wissen muss ausreichend weitergegeben werden: Unterschiedliche Positionen und Bewertungen im Unternehmen werden gegenseitig begründet und schließlich ein Konsens für das Unternehmen verhandelt. So kommt es zum sehr effektiven Austausch grundsätzlicher Positionen, die im Anschluss individuell vertieft werden können. Insbesondere zwischen den Abteilungen Formenbau und Stanzerei (und beide zur Verwaltung) kann dem Silodenken vorgebeugt werden.
5. Wissen soll in Abstimmung mit neuen Trends bewahrt werden: Die jährliche Aktualisierung der Wissensbilanz gewährleistet, dass das zur Durchführung aller Prozesse nötige Wissen sichergestellt wird, und auch geänderte Anforderungen unterschiedlicher Stakeholder im Unternehmen erfüllt werden. Die Systematik zur Weiterentwicklung trägt dazu bei, Risiken zu vermeiden und neue Wege zu erkennen.